Comment signer un contrat de travail ?

Comment signer un contrat de travail ?

La signature électronique du contrat de travail en 6 questions !

La procédure de recrutement est un processus incontournable de la vie de toute entreprise, il comprend l’ensemble des actions mises en place pour trouver le bon candidat, allant de la diffusion de l’offre de l’emploi jusqu’à la sélection du candidat et la conclusion du contrat de travail. Il est donc essentiel que ce processus soit le plus efficace possible. A cette fin, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les services de ressources humaines, leur permettant d’optimiser leur processus de recrutement en gagnant du temps et en diminuant les coûts. Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur la signature électronique des contrats de travail ainsi que le fonctionnement de notre solution.

Est-ce que la signature électronique du contrat de travail est légale ?

Oui. Depuis plus de 15 ans la loi s’est adaptée à l’évolution des échanges numériques, de sorte qu’un contrat de travail peut être établi et conservé sous forme électronique conformément aux dispositions des articles 1174 et 1365 du Code civil. De plus, conformément à l’article 1366 du même Code, le contrat de travail électronique à la même valeur de preuve que le contrat papier si les signataires sont dûment identifiés.   Et, qui dit contrat électronique, dit signature électronique !
Quant à la signature électronique, sa valeur légale est reconnue par le Règlement européen eIDAS en 2016, il est retranscrit en France dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. L’article 1367 du Code civil prévoit la possibilité d’apposer une signature électronique, qu’il définit comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
Pour que la signature électronique soit reconnue elle doit respecter certaines exigences, à savoir :
  • Préserver l’intégrité du document
  • Identifier les signataires
  • Être liée au signataire d’une manière claire et unique

Quels intérêts pour les services RH de signer électroniquement un contrat de travail ?

La signature électronique des contrats de travail comporte plusieurs avantages en faveur du recruteur, du futur salarié ainsi que de l’entreprise elle-même :
  • Efficacité et opérationnelle du processus de recrutement : Woleet Sign vous garantit la simplicité et la rapidité ! Votre nouvel employé pourra signer son contrat de travail dès sa réception, depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
  • Optimisation de la productivité des services RH : Au quotidien, le service RH est l’un des services qui traitent le plus grand nombre de documents administratifs.  La signature électronique est venue pour leur simplifier la tâche et rendre les différents processus du service, notamment le processus de recrutement de plus en plus fluide.
  • Réduction des coûts et dépenses : Les échanges et la gestion des documents papiers représentent un coût remarquable pour les entreprises consommant du papier et de l’encre (stockage, impression…). La dématérialisation des contrats de travail et leur signature électronique permet de réduire les coûts inhérents.
  • Garantir la fiabilité du contrat de travail : la signature électronique identifie les signataires, préserve l’intégrité du contrat de travail et toute modification sera détectable grâce à son empreinte numérique.

Comment signer le contrat de travail avec Woleet Sign ?

  1. Il s’inscrit ou se connecte gratuitement sur le compte Woleet Sign
  2. Une fois connecté, il choisit l’option « demande de signature sur un document »
  3. Il peut uploader le contrat de travail à signer ou le glisser dans l’encadré ou l’importer depuis son ordinateur, Google Drive, Dropbox ou OneDrive
  4. Il choisit ensuite le niveau d’authentification souhaité soit une double authentification avec l’email et le numéro de téléphone ou qu’une simple authentification avec l’adresse email uniquement
  5. Enfin, il peut ajouter un message, une date limite et un observateur qui sera informé de l’avancement de la signature électronique. Selon la date limite choisie, un rappel sera envoyé à l’employé

 

Que contient l’attestation de signature ?

L’attestation de signature est un fichier de preuve associé à la signature électronique, elle constitue un document crucial dans le processus de signature électronique car il comprend toutes les preuves opposables relatives à la demande de signature et qui peut être utilisé comme un élément probatoire en cas de contentieux. Son objectif principal est de démontrer l’authenticité du document signé ainsi que la signature des parties.
L’attestation de signature permet de prouver que l’acte de signature du contrat de travail a bien eu lieu de la part du recruteur ainsi que de l’employé. L’attestation de signature vient sous forme d’un document PDF signé et horodaté par Woleet et qui est généré et envoyé par email au signataire. Elle comprend des informations sur les signatures apposées sur le document et une piste d’audit signée par Woleet attestant des différents événements liés à la signature.
Contenu de l’attestation de signature :
  • Nom et Prénom du demandeur de signature et son adresse email
  • La date et heure du début de l’acte de signature
  • La date et heure de la fin de l’acte de signature
  • Nom du fichier
  • URL du fichier
  • Hash du fichier (SHA256)
  • Liste des évènements liés à la signature (audit trail)
  • Lien de partage et de vérification du document
  • Nom et prénom du/des signataire (s) avec la date et l’heure de l’acte de signature

Est-il possible d’intégrer la signature électronique à un logiciel RH ?

Oui. En utilisant l’API Woleet vous pouvez intégrer facilement un parcours de signature électronique au sein d’une application ressources humaines sans avoir besoin de passer par la plateforme Woleet Sign. L’API Woleet est un outil efficace pour vous faciliter la vie et vous aidera à optimiser la gestion de vos services RH en simplifiant davantage votre processus de recrutement.
En savoir plus sur l'intégration de l'API

Est-ce que Woleet Sign stocke les contrats de travail signés ?

Notre plateforme Woleet vous offre le choix entre l’envoi du document via Woleet Sign ou de l’envoyer par soi-même aux signataires.
Lorsque vous choisissez de garder la confidentialité de votre document, il ne sera téléchargé nulle part et vous préservez votre contrôle total sur votre document.
Par contre, si vous choisissez Woleet pour envoyer votre document, celui-ci sera transféré chez Woleet Sign, chiffré et stocké pendant le temps du traitement de la demande de la signature, il sera automatiquement supprimé 15 jours après la clôture de la demande.
Alors à vous de choisir !