Bénéfices concrets de la signature électronique pour les RH
Les documents du secteur des ressources humaines sont soumis à des règles légales strictes, notamment la confidentialité et la sécurité des informations, ainsi que la pérennité et la traçabilité des documents.
Dans cet article vous trouverez quelques cas d’usages de la signature électronique traités par les équipes des services RH :
Bulletin de paie
Depuis le 1er janvier 2017 et en application de la Loi Travail et décret du 16 décembre 2016, l’article L. 3243-2 du Code de travail autorise les organismes français à dématérialiser leurs bulletins de paie. L’apposition d’une signature électronique sur le bulletin de paie dématérialisé permet :
- D’authentifier l’origine du document
- De garantir l’intégrité du bulletin et de son contenu
- De réduire les coûts de son traitement et de son impression
Contrats de travail et avenants (CDD, CDI, intérim, avenant…)
Les dispositions de l’article 1174 du Code civil permettent la dématérialisation du contrat de travail, qui peut être ainsi écrit et conservé sous forme électronique. Quant à la signature électronique du contrat de travail, il représente un point clé dans la sécurisation du processus contractuel entre l’employeur et son salarié. Il doit donc être signé et établi en plusieurs exemplaires.
La signature électronique du contrat de travail doit assurer l’identification des signataires et garantir l’intégrité de l’acte dans les conditions fixées par le décret du conseil d’Etat n°2017-1416 du 28 septembre 2019 qui obligent l’employeur à faire appel à un opérateur agréé pour la création et la gestion des signatures. Par conséquent, la simple réponse par email indiquant « bon pour accord » avec le prénom et le nom de la personne ne sera pas suffisante.
Accord de confidentialité
L’accord de confidentialité, ou aussi appelé « Non Disclosure Agreement (NDA) » en anglais, représente un document juridique stratégique pour toute entreprise dont l’objectif est de régir la confidentialité des informations sensibles échangées entre partenaires et futurs partenaires. L’accord de confidentialité peut être utilisé également, par les services de ressources humaines dans des contrats d’embauche ou encore avant un entretien d’embauche téléphonique ou en visio-conférence afin d’assurer la non divulgation des termes de discussion et garantir la sécurité des échanges.
Sur le plan juridique, l’accord de confidentialité bénéficie d’une grande liberté contractuelle, puisqu’il n’existe aucune disposition légale qui délimite son champ d’application. Il peut donc être signé dans le cadre d’un contrat de travail ou lors d’une cession de l’entreprise ou même dans le cadre d’un stage et bien d’autres cas d’usages.
La signature électronique d’un accord de confidentialité avec Woleet Sign vous permet d’assurer la sécurité et la confidentialité totale de vos échanges car le processus de signature ne nécessite ni l’envoi ni l’archivage de votre accord sur la plateforme Woleet. Votre échange reste donc 100% confidentiel entre vous et le signataire.
La convention de stage
La convention de stage est un document obligatoire pour tout stage en entreprise. Elle confère un statut légal au stagiaire au sein de son organisme d’accueil. Elle permet d’encadrer l’ensemble des points essentiels du stage, notamment, la durée du stage, les missions du stagiaire, ainsi que la gratification et bien d’autres engagements et responsabilités de l’établissement scolaire, de l’entreprise d’accueil et du stagiaire.
Une convention de stage est strictement encadrée par les dispositions des articles L. 124-1 à L. 124-20 du Code de l’éducation qui doivent être respectées par les RH de l’organisme d’accueil afin d’éviter toute atteinte aux droits du stagiaire. C’est une convention tripartite qui doit être établie en trois exemplaires et signée obligatoirement avant le début du stage par le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’organisme d’accueil. A défaut, le stagiaire ne sera pas couvert en cas d’accident du travail, et la responsabilité de l’entreprise sera engagée.
Le processus de signature de la convention de stage est très complexe avec des allers-retours entre les trois parties qui peuvent prendre des heures et des jours en cas d’envoi par voie postale. Afin d’éviter tout risque, numériser votre convention de stage et opter pour la signature électronique et signer la convention de stage en quelques clics. Chaque partie recevra un exemplaire numérique de la convention pour qu’elle puisse la signer en toute simplicité et rapidité.
Tout le monde sera donc satisfait !